成人式の同窓会で幹事を行う!

 

そんなとき幹事は、
どんな準備を行えばいいのだろう?

 

今回のリサーチでは、
同窓会の前日までに行うことをまとめたよ。

 

前回の記事と合わせてチェックしてね☆-( ^-゚)v

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成人式の同窓会、4ヶ月前の準備

成人式の同窓会が行われる、
4ヶ月前になったら、
費用を決定しておきたい。

 

以下のような費用が、
この時点に決定できる。

 

同窓会開催4ヶ月前~3ヶ月前:費用の決定
  • 会場に支払う費用
     ○会場の使用料
     ○飲食代
     ○会場で使う備品代など
  • 案内状にかかる費用
     ○印刷費
     ○発送費
  • 備品代
     ○パンフレット
     ○名札
     ○筆記用具など
  • 先生方への費用
     ○プレゼント代
     ○招待費
  • 記念品代
     ○写真代など
  • ドタキャン時の費用

 

成人式の同窓会:開催3ヶ月前に幹事が行うこと

同窓会が行われる3ヶ月前になったら、
幹事は案内状を送る。

 

その他にも先生にも、
招待状を送りたい。

 

だから同窓会が行われる3ヶ月前は、
出席者に連絡をとる時期と考えよう。

 

同窓会の開催3ヶ月前に行うこと
  • 案内状の発送先名簿を作る
     ○エクセルなどで名簿を作る
     ○データ化すると宛名印字が簡単
     ○データ化すると次回の同窓会でも使える
     ○名簿の完成後
      →幹事メンバーは電話やメールで住所の確認をする
     ○名簿を正確な物に書き換える
  • 案内状の発送
     ○使用するのは封書かはがき
     ○封書:個人情報保護シールを同封した封書
     ○はがき:返信はがき
     ○予算が心配ならハガキのみで送る
     ○ハガキなら
     ○出欠申込窓口を記載する
     ○電話番号、メールアドレス、FAX番号など
  • 先生方に招待状を発送する
     ○手紙か往復はがきを使う
     ○投函後3日目に電話を掛ける
     ○先生への連絡先の確認方法
     ○母校や他のクラスメイトに確認する

 

この時期に作った名簿は、
幹事グループで共有しよう。

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成人式の同窓会:開催3ヶ月~1ヶ月前に幹事が行うこと

開催3ヶ月~1ヶ月前であれば、
幹事は同窓会の出欠管理が、
一番の仕事になる。

 

開催3ヶ月~1ヶ月前に幹事が行うこと
  • インターネットで同窓会を告知する
     ○LINE:全世代向け
     ○mixi:全世代向け
     ○Facebook:全世代向け
     ○Twitter:20代以下向け
  • インターネット上に記載すること
     ○招待する先生の名前
     ○すでに参加予定の人の人数
     ○開催日時、会費、会場名、会場の場所
     ○出欠方法
     ○出欠締切日
     ○専用サイトがあるのアンらURLリンク
     ○情報拡散のお願い
      →他の同窓会出席候補者への

 

続き:幹事が同窓会当日に行うこと

コチラが幹事が同窓会当日に行うことをまとめた記事。

→後日完成

 

まとめ

今回は同窓会の準備で、
特に忙しくなる、
4ヶ月前~前日までをまとめたよ。

 

この時期にしっかりとした準備ができるかで、
同窓会の完成度は変わってくる。

 

やることは多いけど、
1つ1つしっかりと準備を行っていこう☆-( ^-゚)v

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